Minimum danych. Jasny cel. Krótka retencja.

1. Administrator, procesor i kontakt

Dla danych związanych bezpośrednio z serwisem, sprzedażą, rozliczeniami i własnym bezpieczeństwem administratorem jest AMFIBOLE PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA, ul. Polna 47B, 05-504 Henryków-Urocze, KRS 0000967842, NIP 1231512947.

W Kronice rola dla materiałów uczestników zależy od ścieżki zamówienia. Przy zamówieniu prywatnym przyjmujemy model AMFIBOLE jako administratora. Przy zamówieniu firmowym przyjęty model zakłada klienta jako administratora, a AMFIBOLE jako podmiot przetwarzający na podstawie umowy powierzenia. Formularz uczestnika pokazuje administratora i podstawę przypisaną do konkretnego zamówienia. Samo wystawienie faktury na firmę nie rozstrzyga ról. Jeśli AMFIBOLE działa jako procesor, umowę powierzenia i właściwą podstawę klienta ustalamy przed przyjęciem materiałów.

Kontakt w sprawach prywatności AMFIBOLE: admin@smartpromptsai.ai.

2. Dane związane z serwisem i zakupem

W zależności od produktu możemy przetwarzać dane kontaktowe, dane zamówienia i rozliczenia, treść korespondencji oraz informacje techniczne potrzebne do działania i zabezpieczenia serwisu. Dane płatnicze karty pozostają po stronie operatora płatności; AMFIBOLE nie przechowuje pełnego numeru karty.

• Zapytanie osoby zamawiającej we własnym imieniu, zawarcie i wykonanie umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Kontakt z przedstawicielem klienta oraz bezpieczeństwo serwisu i ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; naszym uzasadnionym interesem jest obsługa relacji z klientem, ochrona serwisu i praw AMFIBOLE.
• Rozliczenia i dokumentacja wymagana przepisami podatkowymi oraz rachunkowymi: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
• Dobrowolne materiały uczestnika w ścieżce opartej na zgodzie: art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Dla ścieżki firmowej właściwy administrator określa podstawę przed rozpoczęciem zbierania; nie zakładamy automatycznie dobrowolności zgody pracownika.

Podanie danych do zapytania i umowy jest dobrowolne, ale bez danych potrzebnych do kontaktu i realizacji nie możemy obsłużyć zamówienia. Potwierdzenie przeczytania polityki nie jest zgodą na marketing ani samodzielną podstawą przetwarzania.

3. Wróć do wątku

Bezpłatna karta jest dostępna bez konta i bez obowiązkowego podawania e-maila. Samo pobranie pliku nie wymaga przekazania nam danych kontaktowych.

4. Fakt czy dopowiedzenie

Przy zakupie wersji cyfrowej przetwarzamy dane niezbędne do zawarcia i wykonania umowy, obsługi płatności, dostarczenia pliku, reklamacji i obowiązków księgowych. Treści wpisywane przez klienta do pobranego PDF pozostają po jego stronie i nie są automatycznie przesyłane do Clarity.

5. Kronika na pożegnanie z pracy — organizator

Do sprawdzenia terminu i realizacji Kroniki potrzebujemy co do zasady: imienia organizatora, e-maila, imienia osoby odchodzącej w formie przeznaczonej do Kroniki, liczby uczestników, potrzebnej daty finału oraz opcjonalnie nazwy zespołu, tekstu otwierającego i zdjęcia otwierającego. Dane rozliczeniowe zbieramy dopiero, gdy są potrzebne do płatności lub faktury.

Nie prosimy o listę e-maili uczestników, PESEL, prywatne adresy, dane HR ani dane niezwiązane z realizacją.

6. Kronika — uczestnik

Uczestnik otrzymuje od organizatora prywatny, losowy link. Nie zakłada konta i nie musi podawać e-maila. Formularz może zawierać: podpis wyświetlany w Kronice, wspomnienie, krótką odpowiedź „czego będzie brakować”, opcjonalne powiedzonko, życzenie oraz opcjonalnie jedno zdjęcie.

Udział jest dobrowolny. Organizator może wiedzieć, komu przekazał konkretny prywatny link. Przed projektem widzi status techniczny linku, a na etapie projektu zobaczy treść wpisu i użyte zdjęcie. Finalna Kronika jest przeznaczona dla organizatora i osoby obdarowanej; obejmuje przekazane do niej wpisy i zdjęcia. Clarity nie obiecuje anonimowości.

7. Cel materiałów Kroniki

Materiały są używane wyłącznie do zapisania wpisu, umożliwienia jego edycji do zamknięcia zbierania, przygotowania Kroniki, kontroli jakości, jednej zbiorczej korekty, dostarczenia finalnego PDF oraz krótkiej obsługi technicznej i reklamacyjnej.

Nie wykorzystujemy wpisów i zdjęć Kroniki do reklamy, portfolio, mediów społecznościowych, opinii promocyjnych ani analityki marketingowej.

8. AI w Kronice

Treści i zdjęcia Kroniki nie są przekazywane do zewnętrznych modeli generatywnej AI. AI nie pisze wspomnień za uczestników, nie analizuje zdjęć i nie tworzy profilu osoby odchodzącej. Zmiana tej zasady wymagałaby aktualizacji produktu i informacji dla użytkowników.

9. Dobrowolność, edycja i prawa uczestnika

Do zamknięcia zbierania uczestnik może przez ten sam prywatny link edytować albo usunąć własny wpis. Zdjęcie może usunąć osobno, bez automatycznego usuwania tekstu. Po zamknięciu edycja się kończy, ale link pozostaje kanałem do zgłoszenia usunięcia, wycofania zgody lub sprzeciwu, zależnie od podstawy prawnej. Takie zgłoszenie wstrzymuje użycie właściwego elementu do czasu rozstrzygnięcia. Jeśli link wygaśnie, zostanie obrócony albo uczestnik go utraci, zgłoszenie można wysłać na admin@smartpromptsai.ai; weryfikujemy wtedy tożsamość i związek ze zgłoszeniem wyłącznie w niezbędnym zakresie. Po przekazaniu finalnego PDF nie możemy zagwarantować usunięcia kopii pobranej przez odbiorcę, ale realizujemy prawa w zakresie danych pozostających pod kontrolą AMFIBOLE lub właściwego administratora.

10. Zdjęcia i wizerunek

Zdjęcie jest opcjonalne. Osoba przesyłająca zdjęcie powinna mieć prawo przekazać je do użycia w tej konkretnej, prywatnej Kronice i upewnić się, że wykorzystanie nie narusza praw osób widocznych na zdjęciu. W obecnym modelu nie przyjmujemy zdjęć dzieci ani osób małoletnich.

Przyjęty model prawny rozdziela zgodę lub inną podstawę przetwarzania danych od uprawnienia do wykorzystania wizerunku w zakresie konkretnej, prywatnej Kroniki. Formularz wymaga właściwego potwierdzenia po dodaniu zdjęcia.

11. Czego nie przesyłać

• danych o zdrowiu i diagnozach;
• informacji o seksualności, religii, poglądach politycznych lub przynależności związkowej;
• PESEL, numerów dokumentów, haseł i danych płatniczych;
• prywatnych adresów i numerów telefonu;
• danych klientów, tajemnic przedsiębiorstwa i poufnych informacji projektowych;
• materiałów bezprawnych, obraźliwych lub naruszających prywatność osób trzecich.

12. Retencja Kroniki

Dla zakończonej Kroniki materiały źródłowe, zdjęcia, wersje robocze i finalny PDF usuwamy z operacyjnego środowiska po 30 dniach od skutecznego dostarczenia finalnego PDF. Precheck bez zamówienia oraz potwierdzony termin bez płatności usuwamy operacyjnie po 30 dniach od rezygnacji, wygaśnięcia ustaleń albo ostatniej aktywności. Niewysłane drafty usuwamy przy zamknięciu materiałów, a po zweryfikowanym żądaniu usunięcia lub wycofaniu użycie materiału jest wstrzymywane od razu, z celem usunięcia z aktywnego środowiska do 72 godzin. Przy anulowaniu po rozpoczęciu realizacji materiały uczestników również są usuwane z aktywnego procesu, poza minimum potrzebnym do konkretnego sporu lub obowiązku prawnego.

Korzystamy z szyfrowanych kopii zapasowych z cyklem retencji 30 dni. Procedura odtworzenia uwzględnia rejestr usunięć, aby usunięte materiały nie wracały do aktywnego procesu. Minimalne dowody potwierdzeń, zgłoszeń praw, dane rozliczeniowe, reklamacyjne i niezbędne do roszczeń są przechowywane odrębnie przez właściwe okresy prawne, bez pełnych treści i zdjęć.

13. Bezpieczeństwo Kroniki

• prywatne przechowywanie danych zamiast publicznych folderów;
• długie losowe tokeny i przechowywanie ich skrótów zamiast wartości jawnych;
• brak danych osobowych w nazwach plików i adresach URL;
• HTTPS i możliwość unieważnienia linku;
• brak pełnych wpisów i zdjęć w logach;
• uczestnik widzi wyłącznie własny formularz;
• finalny PDF nie ma publicznego adresu do indeksowania.

14. Dostawcy i infrastruktura

Warstwa strony i API działa na Netlify, a środowisko danych Kroniki korzysta z Supabase w regionie Frankfurt (eu-central-1) z prywatnym bucketem Storage. Netlify Functions dla Kroniki są skonfigurowane w regionie Frankfurt. Netlify Forms nie służy jako magazyn wpisów ani zdjęć Kroniki. Netlify i Supabase są dostawcami infrastruktury; sama lokalizacja regionu nie jest traktowana jako pełna odpowiedź na pytanie o ewentualny dostęp administracyjny lub transfer poza EOG. Płatności obsługuje Stripe: otrzymuje dane potrzebne do transakcji, identyfikacji zamówienia i zapobiegania nadużyciom. Zależnie od celu Stripe działa jako podmiot przetwarzający albo odrębny administrator, w szczególności w zakresie własnych obowiązków prawnych i bezpieczeństwa płatności. Potwierdzenia e-mail wysyłamy przez Resend (region wysyłki Ireland, eu-west-1); korespondencję obsługujemy w Google Workspace. Dostawcy poczty otrzymują adres odbiorcy i treść danej wiadomości, a nie komplet wpisów i zdjęć Kroniki.

Korzystanie z międzynarodowych dostawców może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. W przypadku Stripe dokumentacja dostawcy przewiduje transfery do USA i stosowanie mechanizmów opisanych w Data Transfers Addendum, w tym decyzji o odpowiednim stopniu ochrony w zakresie, w którym ma zastosowanie, lub standardowych klauzul umownych. Lokalizacja serwera w UE nie wyklucza takiego transferu. Informacje o zabezpieczeniach właściwych dla danego dostawcy i kopię mających zastosowanie zabezpieczeń można uzyskać pod adresem admin@smartpromptsai.ai. Dokumenty: Stripe DPA, Resend DPA.

Kronika działa produkcyjnie od 08.10.2026: przyjmujemy zapytania o termin, a płatność jest dostępna po indywidualnym potwierdzeniu realizacji.

15. Prawa osoby

Na zasadach wynikających z RODO osoba może żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, a w odpowiednich przypadkach także przenoszenia danych, sprzeciwu lub wycofania zgody. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Można również wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

16. Osoba, dla której powstaje Kronika

Kronika może zawierać imię, fotografie i wspomnienia dotyczące osoby, która nie wypełniała formularza. Zakres danych jest ograniczony do materiałów potrzebnych do prywatnej pamiątki. Jeżeli AMFIBOLE jest administratorem i dane tej osoby pozyskujemy pośrednio, obowiązek informacyjny realizujemy w terminie właściwym dla art. 14 RODO: w rozsądnym terminie, nie później niż w ciągu miesiąca od pozyskania danych, a wcześniej, jeżeli dochodzi do pierwszej komunikacji z tą osobą albo pierwszego ujawnienia jej danych innemu odbiorcy, chyba że zastosowanie ma konkretne zwolnienie przewidziane prawem. Sam charakter niespodzianki nie jest traktowany jako automatyczne zwolnienie. W ścieżce B2B obowiązek realizuje administrator-klient zgodnie ze swoim modelem prawnym, a AMFIBOLE wymaga ustalenia tej procedury przed uruchomieniem zbierania.